Trop d'emails tue l'email !

Que pouvons-nous faire en tant que RH ?

150 emails !!!!

C'est le nombre d'emails que j’avais dans ma boite mail le 1er jour en arrivant sur un de mes postes !

L’utilisation du mail apparaît aujourd'hui comme incontournable à chacun d'entre nous. Mais, malheureusement, nous passons parfois plus de temps à les gérer qu’à réellement exercer notre métier.

Vous le constatez vous aussi certainement. Dans votre boite mail, il y a des mails importants, d’autres moins … Certains vous concernent directement tandis que vous ne savez pas pourquoi vous en recevez d’autres ou pourquoi vous êtes en copie d’un échange interminable ...

Charge mentale, stress, déconcentration, manque de communication, mauvaise interprétation … Son utilisation abusive présente des limites et peut nuire à la qualité globale d'une communication interne et à l’environnement.

Quelques chiffres :

• Dans le monde, il s’échange chaque année plusieurs centaines de milliards de courriels (+ de 300 milliards),

• Si on regarde le cas d’une entreprise française, chaque personne reçoit environ 88 courriels et en envoie plus de 30 par jour,

• L’envoi de 33 courriels d’1 Mo à 2 destinataires par jour et par personne génère annuellement des émissions équivalentes à 180 kg de CO2, ce qui équivaut à plus de 1.000 km parcourus en voiture.

Alors que pouvons-nous faire en tant que RH et humain ?

• Identifier la nature des mails reçus et envoyés pendant une période de travail type,

• Séparer en 2 catégories : les mails internes et les mails externes,

• Identifier plus précisément la nature de chacun des échanges : cette information était-elle utile/nécessaire ? Était-il possible de la regrouper avec d'autres envois ?

• En sortir de grands axes : questions techniques, questions RH, gestion, comptabilité …

• Mettre en place de nouvelles pratiques de communication et accompagner les équipes : utiliser d’autres outils (téléphone, chat, discussion instantanée), créer des espaces de travail partagés (drive), éviter les réponses inutiles « merci » « ok », ...

Comme je le dis souvent, c’est aussi un projet d’entreprise et tous les acteurs (de la Direction aux salariés) doivent y prendre part !